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Come utilizzare l’opzione Follow-up in Outlook

Una delle opzioni più utili e meno comprese di Outlook è Follow Up, lo strumento di promemoria e-mail del programma. Se hai difficoltà a ricordarti di rispondere alle e-mail dopo che non sono più sulla prima pagina della tua casella di posta, questo strumento è per te.

Follow Up ti ricorda le e-mail in una data di tua scelta e le aggiunge all’elenco attività di Outlook. Quando hai gestito il promemoria e li contrassegni come completati, scompaiono dall’elenco delle attività. È semplice, veloce, efficiente e facile da usare.

Per iniziare, selezionare un messaggio di posta elettronica in Outlook e quindi fare clic su Home > Completa (è nel gruppo “Tag”).

Fare clic su

Nel menu a discesa, selezionare la data in cui si desidera un follow-up nell’e-mail. Microsoft offre diverse azioni rapide, tra cui “Oggi”, “Domani” o “Settimana successiva”. Tuttavia, è anche possibile fare clic su “Personalizzato” per selezionare una data.

Menu Completa.

L’e-mail viene quindi evidenziata in giallo, in modo da poter dire in un colpo d’occhio quali messaggi sono contrassegnati per un follow-up. Aggiunge anche l’e-mail all’elenco attività di Outlook.

Un messaggio di posta elettronica contrassegnato e ora evidenziato in giallo e visualizzato nell'elenco attività.

Questo è chiamato “aggiunta di un flag” a un’e-mail. Una volta fatto questo, puoi spostare l’e-mail in qualsiasi altra cartella, come l’archivio, e rimarrà visibile nell’elenco delle attività, basta fare doppio clic su di esso per aprirlo.

Per impostazione predefinita, Outlook ti ricorda l’e-mail il giorno selezionato. Tuttavia, se si desidera scegliere la data e l’ora esatte del promemoria, andare a Home > Follow-Up di nuovo, quindi selezionare “Aggiungi promemoria”.

Fare clic su

Si apre il pannello “Personalizzato”, in cui è possibile modificare il nome del flag, le date di inizio e scadenza e la data e l’ora del promemoria.

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È anche possibile fare clic su Home > Completa, quindi selezionare “Personalizzato” per accedere al pannello.

Fare clic su

La prima opzione, “Contrassegna a”, è il nome del contrassegno che stai dando all’e-mail. Viene visualizzato nella parte superiore del messaggio come suggerimento informativo. In questo caso, vengono visualizzati “Follow-Up”, ovvero il nome predefinito, Inizio e Data di scadenza.

Un'e-mail con il suggerimento informazioni di completamento evidenziato.

È possibile selezionare un nome di flag diverso dal menu a discesa o digitarne uno personalizzato.

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Il nome della bandiera è stato modificato in “Revisione” e il suggerimento informativo è cambiato di conseguenza.

Un'e-mail con il suggerimento informazioni di completamento evidenziato.

Se si desidera modificare la data di follow-up sull’e-mail, è possibile modificare i valori “Data di inizio” e “Data di scadenza”.

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Per impostazione predefinita, le attività di Outlook funzionano in base alla “Data di scadenza”, pertanto quando si imposta una data, che determina quando il messaggio di posta elettronica viene visualizzato nell’elenco attività.

È inoltre possibile impostare la data e l’ora in cui si desidera un promemoria popup. Per impostazione predefinita, Outlook utilizza il rumore di avviso promemoria predefinito, ma è possibile modificare anche questo, se lo si desidera.

Selezionare la casella di controllo accanto al

Al termine, fare clic su “OK” per chiudere il pannello Personalizzato.

Se si utilizza Follow-up un sacco, potrebbe anche ti piace l’opzione clic rapido. In questo modo è possibile fare clic una volta su un messaggio di posta elettronica e aggiungere un contrassegno predefinito. Se non sono ancora state modificate le opzioni predefinite in Outlook, passare il mouse su un messaggio di posta elettronica finché non vengono visualizzati i pulsanti di azione rapida a destra: uno di questi sarà un contrassegno di completamento.

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Se non vedi questa opzione, consulta la nostra guida sulle azioni rapide per aggiungerla. Quando si fa clic sul pulsante Azione rapida, contrassegna l’e-mail per un follow-up “Oggi” per impostazione predefinita.

È possibile passare a Home > Follow-up e quindi selezionare “Imposta clic rapido” per modificare questa impostazione.

Fare clic su

Nel menu a discesa selezionare la data predefinita che si desidera venga utilizzata dal pulsante Azione rapida e quindi fare clic su “OK”.

Le

Ora, quando passi il mouse su un’email e fai clic sul contrassegno Completa in Azioni rapide, utilizzerà automaticamente la data selezionata. Questo è davvero utile se si sta eseguendo attraverso e-mail alla fine della giornata per ricordare a te stesso di trattare con loro più tardi.

Al termine di un messaggio di posta elettronica, fare clic su Home > Completa e quindi selezionare “Contrassegna come completato” o “Cancella contrassegno”.

Fare clic su

“Contrassegna come completato” contrassegna l’attività come completata e la rimuove dall’elenco delle attività visibili, mentre “Cancella contrassegno” elimina l’attività. Uno dei due funziona, ma ci piace “Mark Complete” perché è come ticchettio qualcosa da una lista di cosa da fare.

Ora sei pronto per usare la bandiera Completa!

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